Peut-on gérer des règles de commission différentes selon les mandats ?

C’est la condition pour que l’outil serve à quelque chose, car un parc uniforme n’existe pas : les premiers propriétaires ont presque toujours des conditions particulières. La règle est décrite une fois par mandat — assiette, taux, ce qui est refacturé, ce qui est inclus — puis appliquée à chaque reversement sans qu’on ait à s’en souvenir.

Le relevé propriétaire peut-il être produit automatiquement ?

Oui, et c’est généralement ce qui déclenche le projet, parce que c’est plusieurs jours par mois qui disparaissent. Le relevé se construit à partir des réservations, des interventions et des frais déjà rattachés au bien : la valeur ne vient pas de la mise en page, elle vient du fait que chaque ligne soit justifiable sans avoir à rouvrir un tableur.

Les prestataires de ménage peuvent-ils être suivis dans l’outil ?

Oui : mission planifiée à partir des départs et arrivées, confirmation depuis le mobile, photos si vous en avez l’usage, et coût rattaché au bien. C’est ce rattachement qui permet ensuite de refacturer proprement au propriétaire et de savoir quel bien coûte plus cher à exploiter que les autres.

Zora a-t-elle déjà équipé une conciergerie ?

Non, pas de la gestion pour compte de tiers. L’engagement le plus proche du portfolio est un exploitant de location courte durée qui gère ses propres biens : les revenus multi-canaux, les charges par bien et le calcul de rentabilité y sont les mêmes. Ce qui manque à ce précédent, ce sont précisément le mandat, la commission et le reversement — la part qui se conçoit avec vous.

Conciergerie

Logiciel de gestion pour les conciergeries

Une conciergerie exploite des biens qui ne lui appartiennent pas, pour des propriétaires qui attendent un compte juste chaque mois, avec une équipe de terrain dont dépend la note laissée par le voyageur.

Ce que votre métier calcule et que les autres ne calculent pas

Votre chiffre d’affaires n’est pas celui que vous encaissez. Les nuitées arrivent sur vos comptes, mais elles appartiennent au propriétaire ; ce qui vous revient est une commission, calculée sur une assiette qui varie d’un mandat à l’autre — sur le montant brut ou sur le net de commission plateforme, avant ou après taxe de séjour, avec ou sans refacturation du ménage. Un même mois, deux propriétaires peuvent donc être payés selon deux règles différentes, et c’est cette diversité qui rend le tableur intenable passé une quinzaine de biens.

Le reversement est ensuite une opération à date, pas une facture. Il faut, par propriétaire et par période, additionner les revenus des différents canaux, retrancher la commission, les frais avancés et les interventions réalisées, puis produire un relevé qui explique chaque ligne. C’est le document sur lequel se joue la confiance : un propriétaire qui ne comprend pas son relevé finit par reprendre son bien, et il ne le dit jamais à l’avance.

Enfin, la production est un métier de créneaux courts. Entre un départ à onze heures et une arrivée à seize, le ménage, le linge, le réassort et le contrôle doivent tenir — souvent avec des prestataires externes rémunérés à la prestation. Savoir en temps réel ce qui est fait, ce qui ne l’est pas et ce qui va coûter cher au propriétaire est une exigence d’exploitation, pas un confort de reporting.

Ce qui se contourne à la main dans la plupart des conciergeries

Le métier tient tant que le nombre de biens tient dans la tête de la personne qui gère.

Le relevé de chaque propriétaire est monté à la main, une fois par mois.
Les règles de commission diffèrent d’un mandat à l’autre et vivent dans les contrats.
Le planning des prestataires est un fil de messages, corrigé au fil de la journée.
Les frais avancés pour un propriétaire sont notés à part, et parfois oubliés.
Les revenus des différentes plateformes sont recopiés avant chaque reversement.
Un propriétaire qui veut savoir où en est son bien envoie un message.

Ce que nous n’avons pas encore fait ici

Aucun engagement du portfolio ne porte sur ce secteur. Nous préférons l’écrire plutôt que de le laisser supposer. Voici le plus proche par ses règles de gestion :

Location courte duréeLa rentabilité réelle d’un parc de locations courte duréeUn tableau de bord financier qui remplace un classeur Excel : consolidation automatique des revenus de réservation et des charges comptables, puis calcul de la marge réelle par logement, par mois et par canal.Lire l’étude de cas complète

Ce que cela demande de construire

Les briques concernées, décrites en détail sur leur propre page.

Questions fréquentes

Peut-on gérer des règles de commission différentes selon les mandats ?: C’est la condition pour que l’outil serve à quelque chose, car un parc uniforme n’existe pas : les premiers propriétaires ont presque toujours des conditions particulières. La règle est décrite une fois par mandat — assiette, taux, ce qui est refacturé, ce qui est inclus — puis appliquée à chaque reversement sans qu’on ait à s’en souvenir.
Le relevé propriétaire peut-il être produit automatiquement ?: Oui, et c’est généralement ce qui déclenche le projet, parce que c’est plusieurs jours par mois qui disparaissent. Le relevé se construit à partir des réservations, des interventions et des frais déjà rattachés au bien : la valeur ne vient pas de la mise en page, elle vient du fait que chaque ligne soit justifiable sans avoir à rouvrir un tableur.
Les prestataires de ménage peuvent-ils être suivis dans l’outil ?: Oui : mission planifiée à partir des départs et arrivées, confirmation depuis le mobile, photos si vous en avez l’usage, et coût rattaché au bien. C’est ce rattachement qui permet ensuite de refacturer proprement au propriétaire et de savoir quel bien coûte plus cher à exploiter que les autres.
Zora a-t-elle déjà équipé une conciergerie ?: Non, pas de la gestion pour compte de tiers. L’engagement le plus proche du portfolio est un exploitant de location courte durée qui gère ses propres biens : les revenus multi-canaux, les charges par bien et le calcul de rentabilité y sont les mêmes. Ce qui manque à ce précédent, ce sont précisément le mandat, la commission et le reversement — la part qui se conçoit avec vous.

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