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Zora

Gestion locative

Logiciel de gestion locative sur mesure

La gestion locative est un métier de calendrier et de comptes de tiers : chaque mois produit les mêmes opérations, et chaque année en produit une qui les remet toutes en cause.

Ce que votre métier calcule et que les autres ne calculent pas

L’argent qui transite n’est pas le vôtre. Les loyers encaissés appartiennent aux propriétaires, les dépôts de garantie ne sont ni un produit ni une avance, et votre chiffre d’affaires se limite aux honoraires prélevés. Cette séparation entre compte mandant et compte du cabinet n’est pas une subtilité comptable : c’est la structure même du métier, et c’est ce qu’aucun logiciel de facturation généraliste ne sait représenter.

Le quittancement, ensuite, est une mécanique récurrente aux nombreux cas particuliers : loyer et provisions pour charges, indexation annuelle sur indice, entrée ou sortie en cours de mois calculée au prorata, colocation, garant, aide au logement versée directement au bailleur. Chaque exception traitée à la main est une ligne qui finira par diverger, et la régularisation annuelle des charges récupérables viendra la révéler douze mois plus tard.

Enfin, le propriétaire attend des comptes, pas un relevé bancaire. Il veut savoir ce qui a été encaissé, ce qui a été retenu, ce qui a été payé pour son bien, quels travaux ont été engagés et ce qui reste à recouvrer. Produire cette reddition à la main, bien par bien, occupe plusieurs jours par période chez la plupart des cabinets — et c’est la tâche qui disparaît le plus complètement quand les opérations sont tenues correctement en amont.

Ce qui se contourne à la main dans la plupart des cabinets

Ce sont les tâches qui reviennent à date fixe et que personne ne parvient à supprimer.

  • Les quittances sont générées puis corrigées une par une pour les cas particuliers.
  • L’indexation annuelle des loyers est appliquée à la main, bail par bail.
  • La régularisation des charges se prépare dans un tableur, chaque année, de zéro.
  • Les impayés sont suivis sur une liste tenue en parallèle de la comptabilité.
  • La reddition de comptes aux propriétaires prend plusieurs jours par période.
  • Un propriétaire qui veut savoir où en est son bien doit téléphoner.

Ce que nous n’avons pas encore fait ici

Aucun engagement du portfolio ne porte sur ce secteur. Nous préférons l’écrire plutôt que de le laisser supposer. Voici le plus proche par ses règles de gestion :

Location courte duréeLa rentabilité réelle d’un parc de locations courte duréeUn tableau de bord financier qui remplace un classeur Excel : consolidation automatique des revenus de réservation et des charges comptables, puis calcul de la marge réelle par logement, par mois et par canal.Lire l’étude de cas complète

Ce que cela demande de construire

Les briques concernées, décrites en détail sur leur propre page.

Questions fréquentes

Le quittancement peut-il être entièrement automatique ?
Oui pour la production mensuelle, y compris les prorata d’entrée et de sortie et l’indexation à la date anniversaire de chaque bail. Ce qui reste manuel est ce qui doit l’être : une décision sur un impayé, un accord sur un échéancier, un arbitrage sur des travaux. La règle est de n’automatiser que ce dont la règle est écrite noir sur blanc dans le bail.
La régularisation annuelle des charges peut-elle être préparée par l’outil ?
C’est le calcul qui justifie le plus souvent le projet, parce qu’il occupe plusieurs jours et se refait chaque année à l’identique. Les dépenses de l’immeuble sont réparties selon les clés définies, comparées aux provisions appelées, et le décompte se produit locataire par locataire avec le détail qui le rend défendable en cas de contestation.
Les propriétaires peuvent-ils consulter leurs biens en ligne ?
Oui, et c’est ce qui fait le plus de différence sur la charge d’appels. Un espace propriétaire donne l’encaissé, le versé, les travaux en cours, les documents et l’état des impayés, en lecture seule. La règle à poser dès le départ est de savoir quelles informations sont visibles avant validation, parce qu’un chiffre provisoire lu par un propriétaire génère plus d’appels qu’il n’en évite.
Zora a-t-elle déjà réalisé un outil de gestion locative ?
Pas pour de la location longue durée sous mandat, et nous le disons plutôt que de laisser l’ambiguïté s’installer. Le portfolio contient un exploitant de location courte durée et de coworking, pour qui la rentabilité par bien a été construite à partir de revenus et de charges dispersés. Ce qui se partage est cette logique de bien comme centre de résultat ; les comptes mandants, le quittancement et la régularisation sont propres à votre métier et relèvent de la conception.

Parlons de votre projet

Décrivez ce que vous cherchez à construire. Nous répondons avec un premier avis honnête sur la faisabilité et le périmètre — même si la réponse est que vous n’avez pas besoin de nous.

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