Ce que votre métier calcule et que les autres ne calculent pas
Le client et le payeur ne sont pas la même personne. Une inscription peut être financée par l’entreprise, par un opérateur de compétences, par un dispositif public ou par le participant lui-même, et souvent par plusieurs à la fois. Chaque financeur a son dossier, son délai d’accord, ses pièces et son propre calendrier de règlement. Un CRM généraliste modélise un client par affaire ; ici il en faut deux, parfois trois, sans quoi la relance de paiement se fait sur la mauvaise personne.
La session est l’unité de gestion, pas le contrat. Une session a une date, un lieu, un formateur, un nombre de places, un seuil en dessous duquel elle ne se tient pas. Le chiffre d’affaires signé n’est donc pas le chiffre d’affaires réalisé : il se transforme au fil des sessions tenues, reportées ou annulées, et c’est cet écart-là qui décide de la trésorerie du trimestre.
Enfin, la rémunération de ceux qui vendent obéit à ses propres règles. Commission sur la vente ou sur l’encaissement, taux qui varie selon le produit ou le palier atteint, reprise en cas d’annulation, répartition quand deux personnes ont travaillé le dossier : la plupart des organismes calculent cela dans un tableur mensuel que personne ne sait refaire, et que les commerciaux contestent parce qu’ils ne peuvent pas le vérifier eux-mêmes.
Ce qui se contourne à la main dans la plupart des organismes
Chacun de ces points coûte quelques heures par mois et une part de confiance interne.
- Les commissions sont recalculées à la main chaque mois, et discutées chaque mois.
- Le suivi des dossiers de financement vit dans une boîte mail partagée.
- Le taux de remplissage d’une session se lit en comptant les lignes d’un tableur.
- Les émargements et les attestations sont produits un par un à la fin de chaque session.
- Les relances de paiement partent au participant alors que c’est l’employeur qui doit.
- Personne ne sait dire ce qu’un commercial a réellement généré sur douze mois.